Stages : obligations de l'employeur

Un employeur du secteur privé, public ou associatif peut avoir recours à un stagiaire dans le cadre d'un stage de formation.

Toutefois, des conditions d'accueil doivent être respectées.

Certaines conditions sont admises, d'autres sont interdites.

Stage de formation

Le stage fait partie d'un cursus de formation dont le volume pédagogique d'enseignement est de 200 heures minimum par année d'enseignement. Le stage n'entre pas dans le décompte de ce volume pédagogique.

Un minimum de 50 heures doit être dispensé en présence de l'étudiant.

Un stagiaire n'étant pas considéré comme un salarié, l'employeur n'a pas à effectuer de déclaration préalable à l'embauche (DPAE).

L'employeur doit toutefois mentionner dans une partie spécifique du registre unique du personnel, dans leur ordre d'arrivée, le nom et prénom des stagiaires accueillis dans l'établissement.

Conditions autorisées du stage de formation

Le stage est une mise en situation temporaire en milieu professionnel de l'étudiant.

Il permet au stagiaire d'acquérir des compétences professionnelles liées à sa formation.

Les missions confiées dans le cadre du stage doivent être conformes au projet pédagogique de l'établissement d'enseignement.

Conditions interdites du stage de formation

Un stage d'étudiant ne peut pas être proposé pour les missions suivantes :

• Remplacer un salarié en cas d'absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement

• Exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent (le stagiaire n'a pas d'obligation de production comme un salarié)

• Faire face à un accroissement temporaire d'activité

• Occuper un emploi saisonnier

Oui, le stagiaire doit signer une convention de stage.

La convention précise les compétences à acquérir ou à développer au cours du stage.

La convention indique également le temps prévu de stage dans le cursus de formation.

Le stage doit obligatoirement se dérouler dans le cadre d'une convention signée entre les différentes parties :

• Stagiaire (ou, s'il est mineur, son représentant légal)

• Organisme d'accueil (entreprise, administration publique, collectivité territoriale, établissement de santé, association ou tout autre organisme)

• Établissement d'enseignement ou de formation

• Enseignant référent au sein de l'établissement d'enseignement

• Tuteur de stage au sein de l'organisme d'accueil

La convention doit obligatoirement faire figurer les mentions suivantes :

• Intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année ou semestre d'enseignement

• Compétentes à acquérir ou à développer au cours du stage

• Activités confiées au stagiaire en fonction des compétences à acquérir

• Noms de l'enseignant référent et du tuteur

• Dates de début et de fin du stage et durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire

• Durée hebdomadaire de présence effective du stagiaire dans l'organisme d'accueil

• Conditions d'autorisation d'absence

• Taux horaire de la rémunération (appelée gratification), calculée sur la base de la présence effective du stagiaire, et conditions de son versement

• Conditions dans lesquelles l'encadrement et le suivi du stagiaire sont assurés

• Avantages éventuels dont le stagiaire peut bénéficier (restauration, hébergement ou remboursement de frais, par exemple)

• Régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, notamment en cas d'accident de travail, et, le cas échéant, obligation faite au stagiaire de justifier d'une assurance couvrant sa responsabilité civile

• Modalités de suspension et de résiliation de la convention de stage

• Modalités de validation du stage en cas d'interruption

• Clauses du règlement intérieur de l'organisme d'accueil qui sont applicables au stagiaire

• Conditions de délivrance de l'attestation de stage.

L'employeur doit tenir à jour la liste des conventions de stage conclues et inscrire les noms et prénoms des stagiaires accueillis dans une partie spécifique du registre unique du personnel.

L'inspecteur du travail peut demander une copie des conventions de stage à l'établissement d'enseignement ou à l'organisme d'accueil.

Si le stage a lieu à l'étranger, une fiche d'information présentant la réglementation du pays d'accueil sur les droits et devoirs du stagiaire doit être annexée à la convention de stage.

Cela dépend du nombre de salariés dans l'entreprise :

La durée de formation effectuée en milieu professionnel est de 6 mois maximum par organisme d'accueil et par année d'enseignement.

Cette durée est déterminée en tenant compte de la présence effective du stagiaire dans l'organisme d'accueil de la façon suivante :

• 7 heures de présence, consécutives ou non, représentent 1 journée de présence

• 22 jours de présence représentent 1 mois

La durée maximale de 6 mois de stage est atteinte dès lors que le stagiaire a accompli, durant l'année d'enseignement, 924 heures de présence effective dans l'organisme d'accueil.

L'employeur doit respecter un délai de carence entre 2 stages à un même poste  : il est de 1/3 de la durée du stage précédent.

Cette obligation ne s'applique pas si le stagiaire interrompt lui-même le stage.

Conditions de versement de la gratification

Le stagiaire n'est pas rémunéré car il n'est pas considéré comme un salarié de l'entreprise.

Toutefois, le stagiaire peut percevoir une gratification minimale dans les conditions suivantes :

Montant de la gratification

Le montant minimum versé pour chaque heure de présence effective est de 4,35 €.

Dans certaines branches professionnelles, ce montant peut être supérieur au montant minimum légal.

L'employeur doit le vérifier dans la convention collective.

Un simulateur de calcul est disponible :

Versement de la gratification

La gratification est versée à la fin de chaque mois et non pas en fin de stage.

Elle est due dès le 1^er jour de stage.

La gratification peut être versée de 2 manières différentes :

• Soit en fonction du nombre réel d'heures effectuées par mois

• Soit par lissage par mois de la totalité des heures effectuées durant le stage

Tout stage interrompu temporairement donne lieu à un réajustement sur la base du nombre réel d'heures effectuées.

Tout stage définitivement interrompu fait l'objet d'un régularisation globale selon le nombre d'heures effectuées.

Oui, en fin de stage, l'organisme d'accueil doit remettre au stagiaire une attestation de stage.

Elle mentionne la durée totale du stage et, si nécessaire, le montant total de la gratification versée.

Vous pouvez accéder à un modèle d'attestation de stage.

Lorsque le stage dure plus de 2 mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de prise de congés et d'autorisations d'absence.

Si le stage dure 2 mois maximum, la prise de congés n'est pas obligatoire.

La rémunération des congés est facultative.

Le stagiaire peut bénéficier de certains droits et avantages des salariés (accès aux activités sociales et culturelles proposées par le comité social et économique et social - CSE, par exemples).

Le remboursement des frais ne doit pas être compris dans la gratification mensuelle : ces indemnités doivent être payées en plus.

Frais de repas

Le stagiaire doit avoir accès au restaurant d'entreprise ou aux titres-restaurant dans les mêmes conditions que les salariés.

Ces avantages en nature sont exonérés de cotisations sociales pour l'employeur à condition que la contribution patronale soit comprise entre 50 % et 60 % de la valeur nominale du titre et ne dépasse pas 7,18 € en 2023.

Frais de transport

L'employeur doit rembourser une part des frais de transport engagés par le stagiaire dans les mêmes conditions que le remboursement aux salariés.

En cas de non-respect des règles d'encadrement des stages, l'employeur encourt une amende administrative pouvant aller jusqu'à 2 000 € par stagiaire concerné.

L'amende peut aller jusqu'à 4 000 € en cas de nouvelle infraction dans l'année qui suit la 1^re amende.