Les obligations de l’employeur lors de l’embauche

• Si le salarié est un jeune mineur embauché pendant les vacances scolaires, l’employeur doit respecter les formalités spécifiques prévues dans cette situation. Par ailleurs, qu’il s’agisse ou non d’une embauche pendant les vacances scolaires, un jeune mineur non émancipé ne peut conclure un contrat de travail qu’avec l’autorisation de son représentant légal.
• Lorsque le salarié est de nationalité étrangère, l’employeur doit vérifier avant l’embauche que l’intéressé possède une autorisation de travail en cours de validité.

A signaler toutefois que la situation de l’emploi ou l’absence de recherche préalable de candidats déjà présents sur le marché du travail n’est pas opposable à une demande d’autorisation de travail présentée pour un étranger non ressortissant d’un État membre de l’Union européenne, d’un autre État partie à l’Espace économique européen ou de la Confédération suisse souhaitant exercer une activité professionnelle dans un métier de l’une des familles professionnelles et une zone géographique caractérisés par des difficultés de recrutement figurant à l’annexe I à l’arrêté du 1^er avril 2021 (cet arrêté, fixant la liste des métiers dits « en tension », a été modifié en dernier lieu par un arrêté du 1^er mars 2024, JO du 2). Plus de précisions sur le site de la Direction générale des étrangers en France (ministère de l’Intérieur).

Étrangers bénéficiaires de la « protection temporaire »

Les personnes de nationalité étrangère bénéficiaires de la « protection temporaire » se voient attribuer une autorisation provisoire de séjour valable six mois portant la mention « bénéficiaire de la protection temporaire ».

Cette autorisation provisoire de séjour est renouvelée automatiquement pendant toute la durée de la protection temporaire (soit, en principe, un an renouvelable dans la limite maximale de trois années) ; elle ouvre droit à l’exercice d’une activité professionnelle.

Sur l’application de ces dispositions aux personnes déplacées d’Ukraine, on se reportera aux informations diffusées sur le site du ministère de l’Intérieur.

Les ressortissants des États membres de l’Espace économique européen (les pays de l’Union européenne ainsi que l’Islande, le Liechtenstein et la Norvège) ainsi que les ressortissants suisses ont le droit de chercher et d’occuper un emploi librement en France, et ce en vertu notamment des dispositions de l’article 45 du Traité sur le fonctionnement de l’Union européenne. Aucune autorisation de travail ni titre de séjour n’est donc requis de ces ressortissants, sous réserve qu’ils puissent produire un document (passeport, carte nationale d’identité) en cours de validité justifiant de leur qualité de citoyen de l’Union européenne, de l’Espace économique européen ou de la Confédération helvétique.
 

• Inscrire les informations concernant le salarié embauché sur le registre unique du personnel ;
• Adresser à la Direction de l’animation de la recherche, des études et des statistiques (DARES), dans les huit premiers jours de chaque mois, un relevé mensuel des contrats de travail conclus ou rompus au cours du mois précédent (formalité dite « déclaration des mouvements de main-d’œuvre » - DMMO ; voir précisions ci-dessous).

Obligatoire uniquement pour les entreprises ou établissements de 50 salariés et plus, cette disposition ne s’applique pas au contrat de travail à durée déterminée conclu pour une durée maximum d’un mois non renouvelable.

Le relevé mensuel des contrats de travail contient les mentions suivantes :

1. Le nom et l’adresse de l’employeur ;
2. La nature de l’activité de l’entreprise ;
3. Les nom, prénom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi et qualification des salariés dont le contrat de travail a été conclu ou rompu ;
4. La date d’effet des contrats de travail ou de leur rupture avec, en cas de licenciement pour motif économique, l’indication de la nature de ce motif.

Généralisation de la déclaration sociale nominative (DSN)

La déclaration sociale nominative (DSN) ayant été généralisée, à toutes les entreprises relevant du régime général, la DMMO s’effectue désormais par le biais de ce dispositif. Comme le précise le site officiel dédié à la DSN, auquel on se reportera pour plus de précisions, la DSN « permet de remplacer l’ensemble des déclarations périodiques ou événementielles et diverses formalités administratives adressées jusqu’à aujourd’hui par les employeurs à une diversité d’acteurs (CPAM, Urssaf, AGIRC ARRCO, Organismes complémentaires, France Travail, Centre des impôts, Caisses régimes spéciaux, etc.). […]. Elle repose sur la transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données issues de la paie et sur des signalements d’événements » (reprise du travail suite à un arrêt de travail, rupture du contrat, etc.).

Copie de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
Lors de l’embauche du salarié, l’employeur lui fournit une copie de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ou de l’accusé de réception délivré par l’organisme destinataire de cette déclaration (Urssaf ou caisse de MSA pour les salariés agricoles). Cette obligation de remise est considérée comme satisfaite dès lors que le salarié dispose d’un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l’organisme destinataire de la déclaration (selon le cas, Urssaf ou Caisse de MSA).

Le fait de contrevenir à cette disposition est puni de l’amende prévue pour les contraventions de la 4e classe.

Informations relatives à la relation de travail
Il appartient également à l’employeur de remettre au salarié un ou plusieurs documents écrits contenant les informations principales relatives à la relation de travail. Cette obligation découle de la loi du 9 mars 2023 citée en référence et du décret du 30 octobre 2023 pris pour son application, en vigueur depuis le 1er novembre 2023. Lorsqu’une ou plusieurs informations mentionnées à l’article R. 1221-34 du code du travail (voir ci-dessous) n’ont pas été communiquées à un salarié recruté avant cette date, l’intéressé peut en demander communication à tout moment auprès de son employeur, qui est tenu d’y répondre dans le délai mentionné à l’article R. 1221-35 du code du travail (c’est-à-dire un délai de 7 jours ou d’un mois selon la nature de l’information demandée).

L’obligation d’information prévue par la loi du 9 mars 2023 mentionnée ci-dessus ne s’applique pas lorsque l’employeur et le salarié utilisent le CESU dans les conditions permettant de s’exonérer de la rédaction d’un contrat de travail (CDD ou temps partiel) écrit. La même dispense s’applique aux employeurs qui utilisent le dispositif de déclaration simplifiée pour les artistes, dit GUSO (Guichet unique du spectacle occasionnel) pour lesquels des dispositions particulières s’appliquent.

Les informations qui doivent figurer dans les documents mentionnés ci-dessus sont les suivantes (article R. 1221-34 du code du travail) :
1° L’identité des parties à la relation de travail ;
2° Le lieu ou les lieux de travail et, si elle est distincte, l’adresse de l’employeur ;
3° L’intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d’emploi ;
4° La date d’embauche ;
5° Dans le cas d’une relation de travail à durée déterminée, la date de fin ou la durée prévue de celle-ci ;
6° Dans le cas du salarié temporaire, l’identité de l’entreprise utilisatrice, lorsqu’elle est connue et aussitôt qu’elle l’est ;
7° Le cas échéant, la durée et les conditions de la période d’essai ;
8° Le droit à la formation assuré par l’employeur conformément à l’article L. 6321-1 du code du travail ;
9° La durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou les modalités de calcul de cette durée ;
10° La procédure à observer par l’employeur et le salarié en cas de cessation de leur relation de travail ;
11° Les éléments constitutifs de la rémunération mentionnés à l’article L. 3221-3 du code du travail, indiqués séparément, y compris les majorations pour les heures supplémentaires, ainsi que la périodicité et les modalités de paiement de cette rémunération ;
12° La durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d’aménagement sur une autre période de référence lorsqu’il est fait application des dispositions des articles L. 3121-41 à L. 3121-47 du code du travail, les conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires, ainsi que, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d’équipe en cas d’organisation du travail en équipes successives alternantes ;
13° Les conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l’entreprise ou l’établissement ;
14° Les régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié, la mention des contrats de protection sociale complémentaire dont les salariés bénéficient collectivement en application d’un accord collectif ou d’une décision unilatérale de l’employeur ainsi que, le cas échéant, les conditions d’ancienneté qui y sont attachées.

• La communication des informations mentionnées aux 7° à 12° et 14° ci-dessus peut prendre la forme d’un renvoi aux dispositions législatives et réglementaires ou aux stipulations conventionnelles applicables.
• Les informations mentionnées aux 1° à 5°, 7° et aux 11° et 12° ci-dessus sont communiquées individuellement au salarié au plus tard le septième jour calendaire (tous les jours de la semaine, y compris les jours fériés et chômés), à compter de la date d’embauche. Les autres informations sont communiquées au plus tard un mois à compter de la même date.
• L’article R. 1221-40 du code du travail précise les dispositions applicables lorsqu’une ou plusieurs de ces informations doivent être modifiées.
• Des informations supplémentaires doivent être communiquées au salarié exerçant habituellement son activité professionnelle en France, lorsqu’il est appelé à travailler à l’étranger pour une durée supérieure à quatre semaines consécutives et à celui qui est détaché dans un autre état membre de l’UE ou de l’Espace économique européen. Les dispositions applicables figurent aux articles R. 1221-36, R. 1221-37 et R. 1221-40 du code du travail.

L’employeur adresse ces informations sous format papier, par tout moyen conférant date certaine.
Il peut également les adresser sous format électronique, sous réserve que :
1° Le salarié dispose d’un moyen d’accéder à une information sous format électronique ;
2° Les informations puissent être enregistrées et imprimées ;
3° L’employeur conserve un justificatif de la transmission ou de la réception de ces informations.

Recours du salarié
Le salarié qui n’a pas reçu les informations mentionnées ci-dessus dans les délais prévus, ne peut saisir la juridiction prud’homale qu’à la condition d’avoir mis son employeur en demeure de les lui communiquer ou de les compléter, et en l’absence de transmission des informations en cause par ce dernier dans un délai de sept jours calendaires à compter de la réception de la mise en demeure.

Faire bénéficier le salarié d’une visite d’information et de prévention réalisée par le médecin du travail ou, sous son autorité, par un collaborateur médecin, un interne en médecine du travail ou un infirmier.

Sauf cas de dispense mentionné ci-dessous, cette visite doit avoir lieu dans un délai qui n’excède pas trois mois à compter de la prise effective du poste de travail. Toutefois :
 

• La visite d’information et de prévention doit avoir lieu préalablement à l’affectation sur le poste lorsqu’elle concerne un travailleur de nuit ou un travailleur âgé de moins de 18 ans ;
• Les travailleurs affectés à un poste présentant des risques particuliers pour leur santé ou leur sécurité ou pour celles de leurs collègues ou des tiers évoluant dans l’environnement immédiat de travail défini à l’article R. 4624-23 du code du travail, bénéficient d’un suivi individuel renforcé (SIR). Ce suivi comprend un examen médical d’aptitude, qui se substitue à la visite d’information et de prévention, et qui est effectué par le médecin du travail préalablement à l’affectation sur le poste.

Dispense de visite d’information et de prévention ou d’examen médical d’aptitude
 

• Lorsque le travailleur a bénéficié d’une visite d’information et de prévention dans les cinq ans précédant son embauche, l’organisation d’une nouvelle visite d’information et de prévention n’est pas requise dès lors que l’ensemble des conditions mentionnées à l’article R. 4624-15 du Code du travail sont réunies ;
• Le délai de cinq ans mentionné ci-dessus est ramené à trois ans pour les travailleurs dont l’état de santé, l’âge, les conditions de travail ou les risques professionnels auxquels ils sont exposés le nécessitent, notamment les travailleurs handicapés, les travailleurs qui déclarent être titulaires d’une pension d’invalidité et les travailleurs de nuit ;
• Lorsque le travailleur relève du « suivi individuel renforcé » (SIR, voir ci-dessus), l’organisation d’un nouvel examen médical d’aptitude n’est pas requise dès lors qu’il bénéficié d’une visite médicale d’aptitude dans les deux ans précédant son embauche, et que l’ensemble des conditions mentionnées à l’article R. 4624-27 du code du travail sont réunies.

• Organiser l’information et la formation à la sécurité du nouvel embauché. Il s’agit de l’informer précisément sur les précautions à prendre afin d’assurer sa propre sécurité et celle des autres. Si le salarié est exposé à des travaux dangereux, sa formation doit être renforcée. L’information doit être donnée d’une manière compréhensible pour chacun.

• Communiquer certaines informations aux salariés, soit par voie d’affichage soit par tout moyen (affichage ou autre). Ces informations concernent principalement :
  • L’horaire de travail des salariés (obligatoirement par affichage) ;
  • L’adresse, le numéro d’appel de l’inspection du travail et le nom de l’inspecteur compétent, l’adresse et le numéro d’appel du médecin du travail ou du service de santé au travail compétent pour l’établissement et des services de secours d’urgence (obligatoirement par affichage) ;
  • L’intitulé des conventions et des accords applicables dans l’établissement, le lieu où ces textes sont tenus à la disposition des salariés et les modalités permettant aux salariés de les consulter pendant leur temps de présence (par tout moyen) ;
  • Le règlement intérieur (par tout moyen) et les textes de loi relatifs à l’égalité de rémunération entre les femmes et les hommes (par tout moyen) ;
  • Les consignes en cas d’incendie (obligatoirement par affichage) ;
  • Les coordonnées du service d’accueil téléphonique qui répond aux demandes d’information et de conseil sur les discriminations et sur les conditions de saisine du Défenseur des droits (09 69 39 00 00, coût d’un appel local) (obligatoirement par affichage).

Lutte contre le harcèlement et les discriminations
Les personnes mentionnées à l’article L. 1152-2 du code du travail sont informées par tout moyen du texte de l’article 222-33-2 du code pénal (définition et sanctions pénales du harcèlement moral).
 

• Dans les lieux de travail ainsi que dans les locaux ou à la porte des locaux où se fait l’embauche, une information sur le harcèlement sexuel doit être délivrée, par tout moyen, par l’employeur : texte de l’article 222-33 du code pénal (ce texte définit et sanctionne le harcèlement sexuel), actions contentieuses civiles et pénales ouvertes en matière de harcèlement sexuel, coordonnées des autorités et services compétents (leur liste est donnée par l’article D. 1151-1 du Code du travail) (médecin du travail ou service de santé au travail compétent pour l’établissement, inspection du travail compétente et nom de l’inspecteur compétent, Défenseur des droits, …).
• Dans les lieux de travail ainsi que dans les locaux ou à la porte des locaux où se fait l’embauche, les personnes mentionnées à l’article L. 1132-1 du code du travail sont informées par tout moyen du texte des articles 225-1 à 225-4 du Code pénal (définition et sanctions des discriminations prohibées).