Les stages étudiants en milieu professionnel

Les stages en milieu professionnel sont intégrés à un cursus de formation dans les conditions suivantes :
 

• Les finalités et les modalités de mise en œuvre des stages sont définies dans les textes réglementaires relatifs à l’organisation des formations ;
• Les stages font l’objet d’une restitution de la part du stagiaire donnant lieu à évaluation de la part de l’établissement et à attribution de crédits européens(ECTS), le cas échéant ;
• Le volume pédagogique d’enseignement effectué est de 200 heures au minimum par année d’enseignement. Les stages n’entrent pas dans le décompte de ce volume pédagogique. Dans l’enseignement supérieur, ce volume pédagogique d’enseignement de 200 heures comporte un minimum de 50 heures dispensées en présence des étudiants.

Pour aider et accompagner les étudiants dans leur recherche, un « observatoire de l’insertion professionnelle » est institué dans chaque université. Avec les milieux professionnels qui sont associés aux enseignements supérieurs, cet observatoire :

1. Diffuse aux étudiants une offre de stages et d’emplois variée et en lien avec les formations proposées par l’université et les besoins des entreprises ;
2. Assiste les étudiants dans leur recherche de stages et d’un premier emploi et les informe des évolutions du marché du travail ;
3. Conseille les étudiants sur leurs problématiques liées à l’emploi et à l’insertion professionnelle ;
4. Prépare les étudiants qui en font la demande aux entretiens préalables à l’embauche ;
5. Recense les entreprises, les associations et les organismes publics susceptibles d’offrir aux étudiants une expérience professionnelle en lien avec les grands domaines de formation enseignés dans l’université, en vue de leur proposer la signature de conventions de stage ;
6. Informe les étudiants sur les métiers existant dans la fonction publique et les accompagne dans l’identification et la préparation des voies d’accès à la fonction publique.

Tout élève ou étudiant ayant achevé son stage transmet aux services de son établissement d’enseignement chargés de l’accompagner dans son projet d’études et d’insertion professionnelle un document dans lequel il évalue la qualité de l’accueil dont il a bénéficié au sein de l’organisme. Ce document n’est pas pris en compte dans son évaluation ou dans l’obtention de son diplôme.

Les stages doivent obligatoirement faire l’objet d’une convention signée par le stagiaire, l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil et l’établissement d’enseignement.

Le stagiaire n’ayant pas la qualité de salarié, l’employeur n’a pas de déclaration préalable à l’embauche (DPAE) à effectuer auprès de l’Urssaf, comme cela est le cas pour l’embauche d’un salarié. Il doit en revanche, mentionner dans une partie spécifique du registre unique du personnel, dans l’ordre d’arrivée, les nom et prénoms des stagiaires accueillis dans l’établissement.

La convention de stage comporte les mentions obligatoires suivantes :

1. L’intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année d’enseignement ou par semestre d’enseignement, selon les cas ;
2. Le nom de l’enseignant référent de l’établissement d’enseignement et le nom du tuteur dans l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil ;
3. Les compétences à acquérir ou à développer au cours de la période du stage ;
4. Les activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de formation et des compétences à acquérir définies au 3° et validées par l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil ;
5. Les dates du début et de la fin du stage ainsi que la durée totale prévue, calculée selon les modalités prévues à l’article D. 124-6 du code de l’éducation ;
6. La durée hebdomadaire de présence effective du stagiaire dans l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil et sa présence, le cas échéant, la nuit, le dimanche ou des jours fériés, (voir ci-dessous) ;
7. Les conditions dans lesquelles l’enseignant référent de l’établissement d’enseignement et le tuteur dans l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil assurent l’encadrement et le suivi du stagiaire ;
8. Le montant de la gratification versée au stagiaire et les modalités de son versement, le cas échéant ;
9. Le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, y compris la protection en cas d’accident du travail, ainsi que, le cas échéant, l’obligation faite au stagiaire de justifier d’une assurance couvrant sa responsabilité civile ;
10. Les conditions dans lesquelles le stagiaire est autorisé à s’absenter, notamment dans le cadre d’obligations attestées par l’établissement d’enseignement et des congés et autorisations d’absence mentionnés à l’article L. 124-13 du code de l’éducation (voir ci-dessous) ;
11. Les modalités de suspension et de résiliation de la convention de stage ;
12. Les modalités de validation du stage en cas d’interruption, conformément à l’article L. 124-15 du code de l’éducation (voir ci-dessous) ;
13. La liste des avantages offerts par l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil au stagiaire, notamment l’accès au restaurant d’entreprise ou aux titres-restaurant et la prise en charge des frais de transport, le cas échéant, ainsi que les activités sociales et culturelles du comité social et économique (CSE) de l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil ;
14. Les clauses du règlement intérieur de l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil qui sont applicables au stagiaire, le cas échéant ;
15. Les conditions de délivrance de l’attestation de stage remise par l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil et mentionnant la durée effective totale du stage et le montant total de la gratification versée au stagiaire, le cas échéant.

La convention de stage peut faire l’objet d’avenants, notamment en cas de report ou de suspension du stage.

• Le cas échéant, pour chaque stage à l’étranger, est annexée à la convention de stage une fiche d’information présentant la réglementation du pays d’accueil sur les droits et devoirs du stagiaire.
• Les établissements d’enseignement public et les établissements d’enseignement privés dispensant une formation dont les étudiants accomplissent des stages élaborent, en concertation avec les organismes d’accueil intéressés, la convention de stage sur la base d’une convention type figurant en annexe de l’arrêté du 29 décembre 2014.
• Dans les conditions précisées par l’article R. 8113-3-1 du code du travail, l’organisme d’accueil ou l’établissement d’enseignement communique, à leur demande, aux agents de contrôle de l’inspection du travail une copie de la convention de stage conclue avec le stagiaire.

Le stagiaire n’est pas lié par un contrat de travail à l’entreprise qui l’accueille et n’a pas le statut de salarié. Son passage en entreprise n’a qu’un but pédagogique et de formation : même s’il peut être tenu d’exécuter des tâches à caractère professionnel (aucune tâche dangereuse pour sa santé ou sa sécurité ne peut toutefois lui être confiée ; pour plus de précisions, se reporter à la fiche consacrée à l’inspection du travail), il est dans l’entreprise pour apprendre et/ou observer et n’a donc pas d’obligation de production comme les salariés. Aucune convention de stage ne peut ainsi être conclue pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent, pour faire face à un accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise (ou de l’organisme) d’accueil, pour occuper un emploi saisonnier ou pour remplacer un salarié ou un agent en cas d’absence ou de suspension de son contrat de travail.

• Le conseil de prud’hommes peut être saisi d’une demande de requalification de la convention de stage en contrat de travail (par exemple, lorsque les conditions d’accueil d’un stagiaire en entreprise ne sont pas réunies : affectation du stagiaire sur un poste correspondant à un poste de travail permanent, heures de présence supérieures aux limites autorisées, etc.). Dans ce cas, l’affaire est directement portée devant le bureau de jugement (il n’y a pas de tentative de conciliation), qui statue au fond dans un délai d’un mois suivant sa saisine. Les juges apprécient chaque situation au cas par cas, en fonction des éléments fournis par les parties.
• Les agents de contrôle de l’inspection du travail (inspecteurs et contrôleurs du travail) constatent les manquements aux règles qui encadrent la présence du stagiaire dans l’entreprise d’accueil prévues par les articles L. 124-7L. 124-8L. 124-10L. 124-13 et L. 124-14 et à la désignation d’un tuteur mentionnée à la première phrase du premier alinéa de l’article L. 124-9 du code de l’éducation. Lorsque l’inspecteur ou le contrôleur du travail constate qu’un stagiaire occupe un poste de travail en méconnaissance des articles L. 124-7 et L. 124-8 ou que l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil ne respecte pas les articles L. 124-13 et L. 124-14 précités, il en informe le stagiaire, l’établissement d’enseignement dont il relève, ainsi que les institutions représentatives du personnel de l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil, dans des conditions qui seront fixées par décret.
• Les manquements aux dispositions des articles L. 124-8, L. 124-14 et de la première phrase du premier alinéa de l’article L. 124-9 précités sont passibles d’une amende administrative d’un montant maximum de 2 000 € par stagiaire concerné par le manquement et de 4 000 € au plus en cas de réitération dans un délai d’un an à compter du jour de la notification de la première amende.

Pour fixer le montant de cette amende administrative, le directeur régional des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi tient compte des éléments du rapport établir par l’agent de contrôle de l’inspection du travail, des circonstances de fait, notamment, du caractère réitéré du manquement, de la proportion de stagiaires par rapport à l’effectif tel que fixé par la réglementation (voir ci-dessus), de la situation économique, sociale et financière de l’établissement, ainsi que le cas échéant, de la commission d’autres infractions. Le débiteur de cette amende est l’organisme d’accueil du stagiaire.

La finalité du stage ne peut ainsi s’inscrire que dans un projet pédagogique et n’a de sens que par rapport à ce projet. Dès lors le stage :
 

• Permet la mise en pratique des connaissances en milieu professionnel ;
• Facilite le passage du monde de l’enseignement supérieur à celui de l’entreprise.

• Tout stagiaire est tenu de se conformer aux règles internes de l’entreprise : horaires, discipline, règles de sécurité, d’hygiène… et ce afin de maintenir le bon fonctionnement des services. Si l’entreprise est dotée d’un règlement intérieur (ce qui doit être le cas des entreprises comptant au moins 50 salariés), la convention de stage doit préciser les clauses de ce règlement qui sont applicables au stagiaire. Les sanctions disciplinaires restent toutefois de la seule responsabilité de l’établissement d’enseignement qui doit être informé (ainsi que l’enseignant référent), par l’organisme d’accueil, des manquements reprochés au stagiaire.
• Les stagiaires accèdent aux activités sociales et culturelles du comité social et économique (CSE) de l’entreprise ou de l’organisme d’accueil dans les mêmes conditions que les salariés. Ils ont également accès dans les mêmes conditions que les salariés au restaurant d’entreprise ou aux titres-restaurant prévus à l’article L. 3262-1 du code du travail dans les mêmes conditions que les salariés de l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil et bénéficient de la prise en charge des frais de transport prévue à l’article L. 3261-2 du même code
• Lorsque le stagiaire est accueilli dans un organisme de droit public, le trajet qu’il effectue entre son domicile et le lieu où il accomplit son stage est pris en charge dans les conditions fixées par l’article D. 124-7 du code de l’éducation.

Encadrement du temps de présence dans l’entreprise

La présence du stagiaire dans l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil suit les règles applicables aux salariés de l’entreprise pour ce qui a trait :
 

1. Aux durées maximales quotidienne et hebdomadaire de présence ;
2. A la présence de nuit ;
3. Au repos quotidien, au repos hebdomadaire et aux jours fériés.

Sur toutes ces questions (durée maximale de travail, repos quotidien, jours fériés, etc.), on peut se reporter aux fiches mises en ligne sur notre site.

La méconnaissance de ces règles peut être constatée par les agents de contrôle de l’inspection du travail (inspecteurs ou contrôleurs du travail) et donner lieu à l’amende administrative prévue par l’article L. 124-17 du code de l’éducation

Pour l’application des dispositions qui précédent, l’entreprise établit, selon tous moyens (par exemple, une badgeuse si elle est équipée d’un tel dispositif), un décompte des durées de présence du stagiaire.

Congés et autorisations d’absence du stagiaire

En cas de grossesse, de paternité ou d’adoption, le stagiaire bénéficie de congés et d’autorisations d’absence d’une durée équivalente à celles prévues pour les salariés aux articles L. 1225-16 à L. 1225-28,L. 1225-35,L. 1225-37 et L. 1225-46 du code du travail.

Pour les stages et les périodes de formation en milieu professionnel dont la durée est supérieure à deux mois et dans la limite de la durée maximale prévue à l’article L. 124-5 du code de l’éducation la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d’autorisations d’absence au bénéfice du stagiaire au cours du stage.

Autorisation d’absence pour vaccination contre le Covid-19

Les stagiaires, comme les salariés et les agents publics, bénéficient d’une autorisation d’absence pour se rendre aux rendez-vous médicaux liés aux vaccinations contre le Covid-19. Une autorisation d’absence peut également être accordée au salarié, au stagiaire ou à l’agent public qui accompagne le mineur ou le majeur protégé dont il a la charge aux rendez-vous médicaux liés aux vaccinations contre le Covid-19.

Ces absences n’entraînent aucune diminution de la rémunération et sont assimilées à une période de travail effectif pour les droits légaux ou conventionnels acquis par les intéressés au titre de leur ancienneté (pour les personnes relevant de la législation sur les congés payés, cette assimilation s’applique également pour la détermination de la durée de ces congés).

Cette disposition résulte de la loi n° 2021-1040 du 5 août 2021, en vigueur depuis le 7 août 2021.

Désignation d’un enseignant référent et d’un tuteur

Dans un souci d’efficacité, tout stage doit faire l’objet d’un double encadrement par un enseignant référent désigné au sein des équipes pédagogiques de l’établissement d’enseignement et un tuteur désigné par l’entreprise. Leurs missions et les modalités de leur intervention sont les suivantes :
 

• L’enseignant référent s’assure du bon déroulement du stage et du respect des stipulations de la convention tripartite. Il est désigné par l’établissement d’enseignement parmi les membres des équipes pédagogiques. Il est responsable du suivi pédagogique du stage. Chaque enseignant référent suit simultanément 24 stagiaires au maximum.
  Le conseil d’administration de l’établissement d’enseignement ou l’instance équivalente détermine les modalités du suivi régulier des stagiaires par les enseignants référents ;
• Le tuteur est chargé de l’accueil et de l’accompagnement du stagiaire. Il est garant du respect des stipulations pédagogiques de la convention tripartite. Une même personne ne peut être désignée en qualité de tuteur dans un organisme d’accueil lorsqu’elle l’est déjà dans trois conventions de stage en cours d’exécution à la date à laquelle la désignation devrait prendre effet.

Un accord d’entreprise peut préciser les tâches confiées au tuteur, ainsi que les conditions de l’éventuelle valorisation de cette fonction.

L’enseignant référent est tenu de s’assurer auprès du tuteur, à plusieurs reprises durant le stage, de son bon déroulement et de proposer à l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil, le cas échéant, une redéfinition d’une ou des missions pouvant être accomplies.

Situation en cas d’embauche à l’issue du stage

En cas d’embauche dans l’entreprise dans les trois mois suivant l’issue du stage intégré à un cursus pédagogique réalisé lors de la dernière année d’études, la durée de ce stage est déduite de la période d’essai, sans que cela ait pour effet de réduire cette dernière de plus de la moitié, sauf accord collectif prévoyant des stipulations plus favorables.

Lorsque cette embauche est effectuée dans un emploi en correspondance avec les activités qui avaient été confiées au stagiaire, la durée du stage est déduite intégralement de la période d’essai.

Lorsque le stagiaire est embauché par l’entreprise à l’issue d’un stage d’une durée supérieure à deux mois consécutifs ou, au cours d’une même année scolaire ou universitaire, à deux mois consécutifs ou non, la durée de ce stage est prise en compte pour l’ouverture et le calcul des droits liés à l’ancienneté.

La durée du ou des stages effectués par un même stagiaire dans une même entreprise (ou un même organisme) d’accueil ne peut excéder six mois par année d’enseignement.

• La durée du (ou des) stage (s) - durée maximale de 6 mois et durée minimale de 2 mois ouvrant droit à gratification - est calculée en fonction du temps de présence effective du stagiaire dans l’organisme d’accueil. Chaque période au moins égale à sept heures de présence, consécutives ou non, est considérée comme équivalente à un jour et chaque période au moins égale à 22 jours de présence, consécutifs ou non, est considérée comme équivalente à un mois.
• L’accueil successif de stagiaires, au titre de conventions de stage différentes, pour effectuer des stages dans un même poste n’est possible qu’à l’expiration d’un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent (ex. : deux mois si le stage précédent était d’une durée de six mois). Cette disposition n’est pas applicable lorsque ce stage précédent a été interrompu avant son terme à l’initiative du stagiaire.

Lorsque le stagiaire interrompt son stage pour un motif lié à la maladie, à un accident, à la grossesse, à la paternité, à l’adoption ou, en accord avec l’établissement, en cas de non-respect des stipulations pédagogiques de la convention ou en cas de rupture de la convention à l’initiative de l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil, l’établissement d’enseignement supérieur valide le stage, même s’il n’a pas atteint la durée prévue dans le cursus, ou propose au stagiaire une modalité alternative de validation de sa formation. En cas d’accord des parties à la convention, un report de la fin de la période de formation en milieu professionnel ou du stage, en tout ou partie, est également possible.

Droit à la gratification

En France, lorsque la durée de stage au sein d’une même entreprise (ou au sein de tout autre organisme d’accueil) est supérieure à deux mois consécutifs ou, au cours d’une même année scolaire ou universitaire, à deux mois consécutifs ou non, le ou les stages font l’objet d’une gratification (versement d’une somme d’argent) dont le montant peut être fixé par convention de branche ou par accord professionnel étendu.

Les gratifications de stage sont exonérées d’impôt sur le revenu dans la limite du montant annuel du SMIC, sans qu’il y ait lieu de tenir compte de la date de signature des conventions de stage en vertu desquelles elles ont été versées (arrêt du Conseil d’État du 10 février 2016). Cette disposition s’applique au stagiaire personnellement imposable ou au contribuable qui l’a à sa charge.

Lorsque la condition relative à la durée du stage n’est pas remplie, le versement d’une gratification relève de la « négociation » entre le stagiaire et l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil.

Appréciation de la durée du stage pour l’ouverture du droit à gratification

La durée du (ou des) stage (s) est calculée en fonction du temps de présence effective du stagiaire dans l’organisme d’accueil. Chaque période au moins égale à sept heures de présence, consécutives ou non, est considérée comme équivalente à un jour et chaque période au moins égale à 22 jours de présence, consécutifs ou non, est considérée comme équivalente à un mois.

Pour déterminer le seuil du droit à gratification, il est tenu compte des jours de congés et autorisations d’absence légaux en cas de grossesse, de paternité ou d’adoption, ainsi que des congés et autorisations d’absence prévus dans la convention de stage. Ces jours seront comptabilisés dans le calcul des deux mois mentionnés ci-dessus, mais ne donneront lieu à gratification que si l’organisme d’accueil en décide ainsi.

Sur les dispositions applicables au titre de l’autorisation d’absence pour vaccination contre le Covid-19, voir précisions ci-dessus.

Montant de la gratification

Le montant minimal de la gratification est fixé à 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale (PSS), soit 4,35 € par heure de stage (en fonction du plafond horaire applicable à compter du 1^er janvier 2024). Une convention de branche ou un accord professionnel étendu peut fixer un taux supérieur.

La gratification due par une administration, un établissement public ou tout organisme de droit public ne peut être cumulée avec une rémunération versée par ce même organisme d’accueil au cours de la période concernée. Le montant de cette gratification ne peut excéder le taux défini à l’article L. 124-6 du code de l’éducation.

Décompte et versement

La gratification de stage est due au stagiaire sans préjudice du remboursement des frais engagés par celui-ci pour effectuer le stage et des avantages offerts, le cas échéant, pour la restauration, l’hébergement et le transport.

La durée du stage est décomptée en fonction de la durée de présence du stagiaire selon les modalités mentionnées ci-dessus.

La gratification est due pour chaque heure de présence du stagiaire dans l’organisme d’accueil, à compter du premier jour du premier mois du stage. Elle est versée mensuellement.

Compte tenu du nombre d’heures effectuées et de la durée totale prévue du stage, deux options de versement sont possibles pour l’organisme d’accueil : un versement selon le nombre d’heures réellement effectuées chaque mois, ou un versement tenant compte de la totalité du stage prévue, par lissage, de façon à permettre au stagiaire de percevoir une somme identique chaque mois.

Exemple :

Pour un stage à temps plein (base 7 heures par jour), du 1^er janvier au 31 mars 2024, soit 3 mois calendaires pour un total de 448 heures : 154 en janvier (22 jours x 7 heures), 147 en février (21 jours x 7 heures) et 147 heures en mars (21 jours x 7 heures). La gratification totale qui est due sera de 1 948,80 € (448 x 4,35 €).

• Option 1 = versement chaque mois du réel effectué : janvier =669,90 €, février = 639,45 €, mars = 639,45 €.
• Option 2 = lissage sur la durée totale prévue de 455 heures = 1 948,80 / 3 mois = 649,60 € versés chaque mois.

Les sommes versées aux stagiaires ne sont pas soumises à cotisations dans la limite de 15 % (soit 4,35 € pour 2024) du plafond horaire de la Sécurité sociale (plafond fixé à 29 € pour l’année 2024) du plafond horaire de la Sécurité sociale (plafond fixé à 27 € pour l’année 2023) par le nombre d’heures effectuées en stage.

Cette franchise de cotisations s’applique selon la modalité de versement de la gratification ; elle sera déterminée dans la convention soit en tenant compte du nombre d’heures réellement effectuées sur chaque mois, soit de la moyenne d’heure mensuelle prévue pour la gratification en cas de lissage du versement de la gratification. Pour plus de précisions sur ces questions, et notamment sur la situation en cas de dépassement de la franchise, on peut se reporter à la lettre-circulaire ACOSS du 2 juillet 2015 citée en référence.

Rachat de trimestres pour la retraite

L’article L. 351-17 du code de la Sécurité sociale prévoit la possibilité, pour les assurés, d’effectuer un versement afin de valider, dans la limite de deux trimestres d’assurance vieillesse, les périodes de « stages étudiants en entreprise » éligibles à la gratification. Ces dispositions s’appliquent aux périodes de stage qui ont débuté après le 14 mars 2015. Pour les pensions prenant effet à compter du 1er septembre 2023, la demande est formulée au plus tard le 31 décembre de l’année civile du 30e anniversaire de l’assuré (pour les pensions ayant pris effet avant cette date, la demande doit être formulée dans un délai de deux ans à compter de la date de la fin du stage au titre duquel elle est effectuée).

Pour une présentation détaillée de ce dispositif, on se reportera au site de l’Assurance retraite.