Un registre par établissement
La tenue du registre du personnel est obligatoire au niveau de tout établissement où sont employés des salariés (ou d’autres personnes concernées, voir ci-dessus). Conséquence : si l’entreprise comporte plusieurs établissements répondant à cette condition, l’employeur doit tenir dans chacun d’eux un registre du personnel.
Le registre unique du personnel est tenu à la disposition du comité social et économique (ou des délégués du personnel s’ils sont encore présents dans l’entreprise) et des fonctionnaires et agents chargés de veiller à l’application du code du travail (notamment les agents de contrôle de l’inspection du travail) et du code de la sécurité sociale.
Des mentions obligatoires
Les mentions portées dans le registre permettent d’identifier le salarié (ou, le cas échéant, le ou les stagiaires). Ces mentions sont les suivantes :
- nom et prénom,
- nationalité,
- date de naissance,
- sexe,
- emploi,
- qualification,
- dates d’entrée et de sortie de l’établissement
- lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, date de cette autorisation ou, à défaut, date de la demande d’autorisation,
- pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée, type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail,
- pour les travailleurs titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée, mention « contrat à durée déterminée »,
- pour les salariés temporaires, mention « salarié temporaire » ainsi que nom et adresse de l’entreprise de travail temporaire,
- pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs, mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » ainsi que dénomination et adresse de ce dernier,
- pour les salariés à temps partiel, mention « salarié à temps partiel »,
- pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».
En outre, une copie des titres autorisant l’exercice d’une activité salariée des travailleurs étrangers est annexée au registre unique du personnel et rendue accessible aux membres de la délégation du personnel du comité social et économique (CSE ; ou aux délégués du personnel lorsque cette instance est encore présente dans l’entreprise) et aux fonctionnaires et agents chargés de veiller à l’application du code du travail et du code de la sécurité sociale. Elle est tenue à leur disposition soit dans l’établissement, soit sur chaque chantier ou lieu de travail distinct de l’établissement pour ceux des travailleurs étrangers qui y sont employés.
Le personnel doit être inscrit en respectant l’ordre chronologique des embauches et de façon indélébile. Les mentions relatives à des événements postérieurs à l’embauche sont portées sur le registre unique du personnel au moment où ceux-ci surviennent.
Les mentions portées sur le registre unique du personnel sont conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement.
