Dialogue social

 Quelles sont les conditions d’exercice des mandats des représentants du personnel et des délégués syndicaux pendant l’épidémie Covid-19, notamment les conditions de leur déplacement sur les sites où sont présents les salariés ?

Le principe de liberté de circulation des membres élus de la délégation du personnel et des représentants syndicaux du CSE dans l’entreprise est prévu par l’alinéa 2 de l’article L.2315-14 du code du travail qui dispose : « Pour l’exercice de leurs fonctions, les membres élus de la délégation du personnel du CSE et les représentants syndicaux au comité peuvent également, tant durant les heures de délégation qu’en dehors de leurs heures habituelles de travail, circuler librement dans l’entreprise et y prendre tous contacts nécessaires à l’accomplissement de leur mission, notamment auprès d’un salarié à son poste de travail, sous réserve de ne pas apporter de gêne importante à l’accomplissement du travail des salariés. »
Toute atteinte à ce principe doit être justifiée par des impératifs de sécurité et doit être proportionnée au but recherché (Cour de Cassation, 26 février 2020, 18-24.758 F-D).

En situation d’état d’urgence sanitaire, au regard de leurs attributions en matière de santé sécurité et condition de travail, les élus du CSE, particulièrement ceux membres de la CSSCT, et les délégués syndicaux, doivent pouvoir continuer à exercer leurs missions à l’intérieur des entreprises dont l’activité n’est pas interrompue. Elles requièrent le maintien de leur liberté de circulation, reconnue d’ordre public.

Un tel déplacement sur site, qui ne peut être différé ou est indispensable à l’exercice des missions d’élu ou de délégué syndical, est regardé comme un déplacement professionnel. A ce titre, l’employeur délivre le justificatif de déplacement professionnel prévu en application de l’article 3 du décret du 23 mars 2020 prescrivant les mesures générales nécessaires pour faire face à l’épidémie de covid-19.

Les modalités de circulation doivent être adaptées à la situation exceptionnelle. Ceci implique d’organiser les déplacements et les contacts avec les salariés, dans le respect des gestes barrières et des procédures mises en place dans l’entreprise, uniquement lorsque les moyens de communication à distance sont inopérants ou insuffisants.
Ces principes s’appliquent également lorsque le représentant du personnel est placé en activité partielle, la suspension du contrat de travail n’entraînant pas la suspension du mandat (cf. CE 13 novembre 1987, n° 68104, publié au recueil).

 Quel est le rôle du comité social et économique et dans quels cas dois-je l’informer/le consulter ?

Le CSE joue un rôle particulièrement important dans les situations de crises.

Il devra ainsi être associé à la démarche d’actualisation des risques et consulté sur la mise à jour du document unique d’évaluation des risques.

a) Information et consultation du CSE

Le CSE a pour mission de promouvoir la santé, la sécurité et l’amélioration des conditions de travail dans l’entreprise.

Par ailleurs, dans les entreprises de plus de 50 salariés, le CSE est informé et consulté sur les questions intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise, notamment sur la durée du travail ou les conditions d’emploi, de travail et de formation professionnelle ainsi que sur tout aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail.

C’est le cas pour :
 les modifications importantes de l’organisation du travail ;
 le recours à l’activité partielle ;
 les dérogations aux règles relatives à la durée du travail et aux repos.

Pour ces matières, les décisions de l’employeur doivent être précédées du recueil de l’avis du CSE. Le CSE doit être informé de la tenue de la réunion au cours de laquelle il sera consulté au moins 3 jours à l’avance.

Le recours à la visioconférence est encouragé si nécessaire pour éviter les contacts physiques et si l’urgence l’exige, l’employeur peut prendre des mesures conservatoires d’organisation du travail avant d’avoir effectué la consultation.

b) Réunions à la demande des représentants du personnel

Le comité peut être réuni à la demande motivée de deux de ses membres, sur des sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail.

c) Réunions à la demande des représentants du personnel
Si un membre du CSE constate qu’il existe une cause de danger grave et imminent, notamment par l’intermédiaire d’un salarié qui a fait jouer son droit de retrait, il en avise immédiatement l’employeur ou son représentant et consigne cet avis par écrit sur un registre prévu à cet effet.

Il est alors fait application de la procédure prévue aux articles L. 4132-2 et suivants du Code du travail.

 Les réunions de négociation collective peuvent-elles se tenir en présentiel pendant l’épidémie de COVID-19 ?

S’il y a un caractère d’urgence à la négociation (respect du calendrier législatif ou conventionnel des négociations, nécessités liées à la réponse à la crise sanitaire) et que la réunion des négociateurs peut être organisée en respectant les consignes de sécurité sanitaire et les gestes barrières, ces derniers peuvent bénéficier de l’autorisation de déplacement dérogatoire, au même titre que les salariés dont l’activité n’est pas compatible avec le télétravail et qui doivent se rendre sur leur lieu de travail.

Néanmoins, compte tenu du contexte d’épidémie, il est recommandé à toutes les entreprises et les branches professionnelles d’organiser, en cette période de crise sanitaire, les réunions de négociation collective à distance.

 Que change l’ordonnance n°2020-507 et le décret n°2020-508 du 2 mai 2020 adaptant temporairement les délais applicables pour la consultation et l’information du comité social et économique (CSE) afin de faire face à l’épidémie de covid-19 ?

En application de l’article L. 2312-8 du code du travail, le comité social et économique est consulté sur les mesures concernant les conditions d’emploi et de travail, ainsi que sur tout aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité que l’employeur envisage, préalablement à leur mise en œuvre. Afin de favoriser la reprise rapide de l’activité économique dans des conditions protectrices pour les salariés, il importe que cette consultation puisse être organisée dans des conditions adaptées.

C’est la raison pour laquelle l’ordonnance et le décret du 2 mai 2020 sont venus aménager les délais qui jalonnent la procédure d’information et de consultation du comité social et économique et du comité social et économique central, sur les décisions de l’employeur qui ont pour objectif de faire face aux conséquences économiques, financières et sociales de la propagation de l’épidémie de COVID-19. Cela concerne notamment les décisions ayant un impact sur l’organisation du travail, la prévention des risques professionnels et les moyens mis à disposition. Elles peuvent concerner le processus de reprise de l’ensemble de l’entreprise ou certaines de ses activités seulement, lorsque le processus de reprise est progressif.

L’aménagement des délais prévus par ces deux textes n’est toutefois pas applicable :
 aux informations et consultations menées sur les décisions de l’employeur relatives à un licenciement de dix salariés ou plus dans une même période de trente jours, dans les conditions prévues à la section 4 du chapitre III du titre III du livre II de la première partie du code du travail ;
 aux informations et consultations menées sur les décisions de l’employeur relatives à l’accord de performance collective mentionné à l’article L. 2254-2 du code du travail ;
 aux informations et consultations récurrentes mentionnées à l’article L.2312-17 du code du travail

 Les réunions de négociation collective peuvent-elles se tenir en vidéo-conférence ou en audioconférence pendant l’épidémie de COVID-19 ?

Le principe de loyauté de la négociation collective impose que les négociations soient menées collectivement. L’ensemble des parties à la négociation doivent être convoquées aux réunions, sous peine de nullité de l’accord (cass. soc. 12 oct. 2006, no 05-15.069) et, si des réunions bilatérales sont possibles (CE 4 juil. 2012, no 337698), les étapes essentielles de la négociation doivent se dérouler en présence de toutes les parties à la négociation (à l’exclusion de celles ayant été régulièrement convoquées et ayant refusé d’y participer). Il est ainsi nécessaire que les représentants de salariés puissent s’exprimer et débattre en présence de l’ensemble des parties.

Rien ne s’oppose donc à ce que l’ensemble des parties à la négociation soient convoquées pour participer à une réunion de négociation par voie de visioconférence ou, à défaut, d’audioconférence, pour autant que les conditions dans lesquelles elle se déroule permettent de respecter le principe de loyauté de la négociation.

D’un point de vue pratique, de nombreuses solutions en ligne existent désormais pour organiser des visioconférences réunissant un nombre relativement important de personnes.

 Les accords collectifs peuvent-ils être signés à l’aide d’une signature électronique ?

Les entreprises et les branches professionnelles peuvent mettre en place un dispositif de signature électronique répondant aux exigences du règlement européen n° 910-2014 et de l’article 1367 du code civil – à savoir : être liée au signataire de manière univoque, permettre d’identifier le signataire, avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif, être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable. Cette solution est parfaitement sûre juridiquement, une signature électronique délivrée par un prestataire de services de certification électronique ayant la même valeur qu’une signature manuscrite.

De nombreux prestataires en ligne proposent désormais un service payant de signature électronique (entre 20 et 50 euros par utilisateur pour un mois).

 Existe-t-il d’autres modalités de signature à distance pour les accords collectifs pendant l’épidémie de COVID-19 ?

Du fait des circonstances exceptionnelles liées à l’épidémie de COVID-19, il est possible d’envoyer le projet soumis à signature à l’ensemble des parties à la négociation afin que chacune le signe manuellement.

 Si les signataires disposent de moyens d’impression : ils impriment le projet, le paraphent et le signent manuellement puis le numérisent (ou prennent en photo chaque page avec leur téléphone en s’assurant que le document soit lisible) et renvoient le document signé ainsi numérisé par voie électronique.
 S’ils ne disposent pas de moyens d’impression : un exemplaire du projet d’accord soumis à signature à chaque partie à la négociation peut être envoyé par courrier ou porteur. Une fois l’exemplaire reçu, chaque signataire peut signer et parapher puis numériser (ou prendre en photo) le document et le renvoyer par voie électronique.

Il est préférable que les signatures de l’ensemble des parties figurent sur le même exemplaire. Si cela n’est pas possible, l’accord ainsi signé sera constitué de l’ensemble des exemplaires signés par chaque partie. En ce qui concerne les accords d’entreprises, les accords ainsi signés pourront être déposés via la téléprocédure, à condition de regrouper l’ensemble des exemplaires signés en un seul fichier pdf.

Enfin, une organisation peut donner mandat à une autre pour signer un accord collectif. Ainsi, par exemple, une organisation syndicale de salariés peut donner mandat à une organisation professionnelle d’employeurs ou un employeur pour signer un accord collectif. Dans ce cas, l’organisation syndicale peut définir précisément dans son mandat la version du projet d’accord qui emporte son consentement ou pour lequel elle donne mandat à l’organisation professionnelle ou à l’employeur. Cette dernière solution présente l’avantage d’une forme souple. Il est recommandé que le mandat soit écrit pour en faciliter la preuve, mais il peut résider en un simple mail pour autant que l’on puisse en identifier l’auteur.

 La notification de l’accord collectif à l’ensemble des organisations représentatives peut-elle se faire par voie électronique ?

À l’issue de la procédure de signature, l’accord collectif doit être notifié à l’ensemble des organisations représentatives (art. L. 2231-5 du code du travail). Cette notification peut être effectuée par un courrier électronique avec accusé de réception.

 Existe-t-il une procédure d’urgence pour l’adoption des accords de branche et d’entreprise ayant pour objet de faire face aux conséquences sociales, économiques et financières de l’épidémie de COVID-19 ?

Afin de permettre aux partenaires sociaux de faire face à l’urgence des situations créées par l’épidémie de COVID-19, un dispositif particulier prévoit le raccourcissement de certains délais de conclusion et d’extension des accords dont l’objet exclusif est de faire face aux conséquences sociales, économiques et financières de l’épidémie.

Ce dispositif s’applique aux délais qui commencent à courir à partir du 17 avril 2020.

 Est-il possible de consulter les salariés à distance, pendant l’épidémie de COVID-19 ?

Du fait des risques sanitaires liés à l’épidémie de COVID-19, il est recommandé de ne pas réunir l’ensemble des salariés pour recueillir leur approbation à l’occasion d’une consultation.

Un dispositif électronique de recueil de l’approbation des salariés à distance peut cependant être mis en place, dans les entreprises de moins de onze salariés dépourvues de délégué syndical (art. L. 2232-21 du code du travail) ainsi que dans les entreprises de onze à vingt salariés dépourvues également de membre élu de la délégation du personnel du CSE (art. L. 2232-23).

Les salariés en activité partielle peuvent participer à cette consultation. En effet, de manière générale, la suspension du contrat de travail ne retire pas au salarié le droit de participer au processus d’approbation d’un accord collectif, dès lors que son contrat n’est pas rompu et ce quelle que soit la cause de son absence.

Ce dispositif doit garantir deux éléments fondamentaux : la confidentialité du vote et l’émargement des personnes consultées, afin d’éviter le vote multiple. En effet, à la différence des représentants de salariés, les salariés faisant l’objet d’une consultation ne sont pas des salariés protégés. C’est pourquoi les dispositifs de consultation, à l’exception de ceux liés à la participation, l’intéressement et l’épargne salariale, (conclus dans les conditions mentionnées aux articles L. 3312-5 et L. 3322-6) prévoient impérativement la confidentialité des votes.

Afin de garantir l’intégrité du vote, les entreprises sont encouragées à joindre un récapitulatif de l’opération de vote électronique émis par le prestataire lors du dépôt de l’accord.

Des outils de sondage disponibles en ligne (Helios) ainsi que des prestataires proposent des solutions permettant d’assurer tant la confidentialité du vote que l’émargement des votants.

 Existe-t-il une procédure adaptée pour le dépôt d’un accord de branche ?

Du fait des circonstances exceptionnelles liées à l’épidémie de COVID-19, la procédure de dépôt des accords de branche est adaptée.

Les branches doivent en priorité déposer leur accord par voie électronique à l’adresse depot.accord_@travail.gouv.fr en ajoutant aux pièces habituellement requises (version word anonymisée et justificatifs de notification de l’accord aux organisations syndicales représentatives) une version PDF de l’accord signé (ou une version de l’ensemble des exemplaires signés par chacune des parties s’il n’a pas été possible de faire figurer l’ensemble des signatures sur le même exemplaire).

L’accord sera enregistré dès réception des pièces transmises par voie électronique. Le dépôt papier de l’original signé de l’accord pourra être effectué postérieurement au dépôt de la version électronique.

Lors du dépôt électronique d’un accord conclu en application des ordonnances du 25 mars 2020, il est conseillé à la branche de préciser dans l’objet de son mail « accord ordonnances Covid-19 » afin que l’accord soit enregistré en priorité. Il convient de préciser également si l’extension de l’accord est demandée.

Lorsque les accords de branche concernent des professions agricoles, ils sont déposés auprès de la DI®ECCTE du lieu de signature de l’accord pour être ensuite transmis aux services du ministère de l’agriculture et de l’alimentation.

 Existe-t-il une procédure particulière pour le dépôt des accords d’entreprise pris pour faire face aux conséquences de l’épidémie de COVID-19 ?

Les accords d’entreprise sont déposés sur la plateforme téléaccords.

Afin d’en faciliter le traitement auprès des services des DI®ECCTE, tous les textes pris pour faire face aux conséquences de l’épidémie de COVID-19, et notamment ceux pris en application de l’ordonnance n° 2020-323 du 25 mars 2020 portant mesures d’urgence en matière de congés payés, de durée du travail et de jours de repos, doivent faire l’objet d’une codification adaptée lors de la téléprocédure.

Lors de la saisie dans l’onglet « thèmes », le thème déclaré de niveau 1 doit être renseigné de la manière suivante : la modalité « Autres thèmes (Rémunération, Durée et aménagement du temps de travail, etc.) » doit être cochée, accompagnée de la mention rédigée « COVID ».